So testest du, ob deine E-Mails im Spam landen – und wie du es verhindern kannst

Warum landen E-Mails im Spam?

Bevor wir in die technischen Details einsteigen, solltest du zuerst verstehen, warum E-Mails überhaupt im Spam landen. Moderne E-Mail-Dienste nutzen verschiedene Filter, um unerwünschte Nachrichten von den Posteingängen der Benutzer fernzuhalten. Dabei werden verschiedene Faktoren berücksichtigt, wie z.B. der Inhalt der E-Mail, verdächtige Links oder die Herkunft der Nachricht. Wenn deine Domain oder IP-Adresse ein negatives Ansehen hat oder du zum Beispiel keine korrekten Authentifizierungseinträge verwendest, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass deine E-Mail als Spam markiert wird.

Die Lösung: E-Mails vorab testen

Eine einfache Möglichkeit, das Risiko zu minimieren, dass deine E-Mails im Spam landen, ist, sie vorher zu testen. Wir empfehlen hierfür das Tool mail-tester.com. Mit diesem kostenlosen Tool kannst du überprüfen, wie E-Mail-Anbieter deine Nachrichten bewerten und ob deine E-Mail als potenzieller Spam eingestuft wird.

So funktioniert es:

1. Gehe auf www.mail-tester.com
2. Dort erhältst du eine temporäre E-Mail-Adresse angezeigt
3. Versende die zu testende E-Mail an diese Adresse
4. Nach dem Versand erhältst du eine Analyse, die dir zeigt, wie gut (oder schlecht) deine E-Mail bewertet wird.

Das Tool berücksichtigt dabei verschiedene Faktoren wie den E-Mail-Inhalt selber, das Ansehen deiner Domain, die DKIM Signatur, SPF-Einträge, und so weiter.

Wenn du dann ein Newsletter-Tool wie Mautic oder Mailchimp verwendest, dann kannst du einen Testversand auf die angezeigte Mail-Adresse auslösen und dir dann das Ergebnis anzeigen lassen.

Die Bewertung erfolgt auf einer Skala von 0 bis 10. Je näher du an der 10 dran bist, desto besser ist die Chance, dass deine E-Mail nicht im Spam landet. Ein niedriger Score weist auf Probleme hin, die du beheben solltest.

Die wichtigsten Säulen der E-Mail-Qualität

Um sicherzustellen, dass deine E-Mails nicht im Spam-Ordner landen, solltest du einige der angezeigten Techniken, sofern sie rot sind, unbedingt korrekt implementieren:

1. SPF (Sender Policy Framework)

SPF sorgt dafür, dass nur bestimmte Server berechtigt sind, E-Mails von deiner Domain zu senden. Mit einem korrekt eingerichteten SPF-Record im DNS deiner Domain gibst du an, welche Server E-Mails für dich versenden dürfen. Das schützt dich vor "Spoofing", bei dem ein Angreifer vorgibt, E-Mails in deinem Namen zu versenden. Der SPF-Eintrag ist schnell eingerichtet und meist hat dein Webhosting Provider hierfür eine Anleitung.

2. DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM ist eine Art digitale Signatur, die sicherstellt, dass der Inhalt deiner E-Mail während des Versands nicht verändert wurde. Der Empfänger kann anhand dieser Signatur überprüfen, ob die Nachricht erstens tatsächlich von dir stammt und zweitens ob sie unverändert bei ihm angekommen ist. Wenn eine DKIM Signatur gültig ist, behandeln dies sehr viele Spam-Filter als ein Signal, eine E-Mail durchzulassen. Ist die Signatur hingegen falsch, ist das fast schon eine Garantie dafür, dass eine E-Mail im Spam landet. Hat man DKIM gar nicht erst eingerichtet, ist man irgendwo dazwischen. DKIM erfordert meistens eine Einrichtung durch einen Informatiker oder Hosting Anbieter, und man darf sich da keine Fehler erlauben - denn wie erwähnt, führt eine falsche Signatur, garantiert zur Abweisung.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC baut auf SPF und DKIM auf und hilft dabei, festzulegen, wie E-Mail-Anbieter mit Nachrichten umgehen sollen, die diesen Authentifizierungsprüfungen nicht standhalten. Mit DMARC kannst du Berichte z.B. per E-Mail darüber erhalten, wie deine Domain für den E-Mail-Versand genutzt wird, und sicherstellen, dass E-Mails, die deine Authentifizierungskriterien nicht erfüllen, blockiert oder in den Spam-Ordner verschoben werden. So kannst du zum Beispiel enrichten, dass wenn immer jemand in deinem Namen Mails versendet, der dies nicht darf, du per E-Mail benachrichtigt wirst.

4. Blocklists

Es gibt im Web diverse Blockierlisten, das sind eine Art schwarze Listen von Absendern. Gerät man mal auf eine solche Liste, landet man fast mit Garantie künftig bei allen Empfängern in den Spam-Ordner. Manche Empfänger weisen Mails sogar direkt ab und es kommt bei dir einem Fehlermeldung zurück. Praktisch alle E-Mail-Diensteanbieter haben diese Blockierlisten abonniert und aktualisieren ihre Systeme in Echtzeit damit. Falls du auf einer Blockierliste drauf bist, fragst du am besten deinen Webhosting-Anbieter, ob er dagegen etwas unternehmen kann.

5. SpamAssassin Check

SpamAssassin ist ein weit verbreitet eingesetztes Antispam Tool, welches Opensource ist und eine Mail zahreichen (Hunderten) von Tests unterzieht. Jeder fehlgeschlagene Test, gibt eine bestimmte Punktzahl. Am Schluss werden alle Punkte addiert, und wenn diese über einem gewissen Schwellenwert liegen, wird eine Mail als Spam abgewiesen. Das ist übrigens ein Tool, welches auch wir (unter vielen anderen) bei unseren Kunden im Einsatz haben, um Spam-Nachrichten erfolgreich zu erkennen. Das Tool testet zum Beispiel die Art von Links in einer E-Mail, das Verhältnis von Bildern zu Texten, usw. Da das Tool Opensource ist, kann jeder das Tool auch verwenden, um eigene Mails zu testen. Das oben erwähnte Tool mail-tester.com unterzieht deine Mail übrigens auch gleich diesen Tests.

Fazit

Es wäre ärgerlich, wenn deine E-Mails im Spam-Ordner landen – vor allem, wenn es vermeidbar ist. Es gibt diverse Tools mit denen du einfach überprüfen kannst, wie deine E-Mails bewertet werden und welche Verbesserungen du vornehmen solltest. Durch die Implementierung von SPF, DKIM und DMARC sorgst du zudem dafür, dass deine E-Mails sicher sind und die besten Chancen haben, im Posteingang deines Empfängers zu landen.

Teste deine E-Mails also unbedingt vor dem Versand und stelle sicher, dass alle Authentifizierungsprotokolle korrekt eingerichtet sind. So bleibt dein Unternehmen in den Posteingängen – und nicht im Spam.

Automatischer täglicher Check deines Auftritts bei uns

Übrigens: wenn du deine Webseite bei uns im Hosting (CHF 14.90/Monat, Stand September 2024) mit einem Service-Abo (CHF 25.35, Stand September 2024) hast, dann prüfen wir 1x täglich deinen Auftritt auf die Punkte 1, 2, 3 und 4 oben (nebst zahlreichen anderen Checks wie nicht funktionierende Links, usw.). Insbesondere den Punkt 4 hat man ja nicht immer im Auge, und das kann von einem Tag auf den anderen ändern. Wir informieren dich dann proaktiv, wenn es etwas zu tun gibt.

‍