Mehr als nur ein Kundenportal: Wie wir my.insor.ch für unsere Kunden entwickelt haben

Wie alles begann

Die Geschichte dahinter beginnt vor fast zehn Jahren, als wir merkten, dass kein System wirklich zu unseren Abläufen passte – und ganz sicher nicht zu den steigenden Erwartungen unserer Kunden. Nach zahllosen Tests und Anpassungen haben wir schliesslich entschieden, unser eigenes System zu bauen, das all unsere Anforderungen verbindet und dazu beiträgt, unseren Kunden echte Mehrwerte zu bieten.

So ist Nexus entstanden: ein Portal, das unsere Freude an der Entwicklung widerspiegelt und gleichzeitig auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten ist. In diesem Artikel geben wir einen Einblick, wie Nexus funktioniert, was es so besonders macht und warum es für uns mehr ist als nur ein weiteres Tool.

Am Anfang war das Verlangen nach einem guten System

Gestartet hat die Geschichte schon vor sehr langer Zeit, nämlich vor rund 10 Jahren (im 2014), als INSOR die ersten Mitarbeitenden hatte. Damals war unser Helpdesk einfach ein E-Mailbox, auf welcher wir zu dritt herum turnten. Kein Wunder kam es ab und zu vor, dass zwei Leute bei uns die gleiche Mail bearbeiteten, oder plötzlich etwas "gelesen" markiert war, was noch gar nicht gelesen war.

Als unser Team dann bereits zu viert war, suchten wir nach anderen Möglichkeiten. Wir versuchten viele Systeme aus: SugarCRM, vTiger, Cerberus.

Mit einigen Systemen hatten wir sogar auch schon ein Jahr gearbeitet, bis wir es wieder verworfen hatten 😁. Vieles konnte 80%, aber die restlichen (für uns als Team wichtigen) 20% waren nicht möglich.

Dann hatten wir gedacht, mit Odoo definitiv angekommen zu sein. Auf diesem System arbeiteten wird dann auch über 6 Jahre. Es war flexibel, erweiterbar und konnte unsere immer noch einfachen Bedürfnisse gut abdecken. Und es war lange Zeit auch OpenSource (heute leider nicht mehr).

Aber bald es funktionierte für uns auch nicht mehr: denn wir wollten mehr, auch für unsere Kunden (dazu weiter unten).

Nach vielen Versuchen entschieden wir uns also, es endlich selbst anzugehen. Ein System nach unseren Vorstellungen und im Einklang mit den Anforderungen unserer Kunden – das wurde zur Vision für Nexus.

Die Entwicklung von Nexus

Das INSOR Team hatte unzählige Systeme evaluiert, darunter waren auch einige prominente Beispiele wie Asana, Zendesk, Monday, Trello, usw. Doch auch hier: in irgendeinem Punkt kam man einfach nicht mehr weiter. Entweder waren es reine Task-Management-Tools, oder reine Helpdesks, oder reine CRM-Systeme. Aber ein System, das alles unter einem Hut hatte, schien es einfach nicht zu geben.

Also legten wir selber Hand an. Unser Team setzte sich zusammen, um die allerwichtigsten Bedürfnisse zu skizzieren. Entstanden ist während rund drei Monaten ein einfaches, robustes aber rudimentäres System, mit welchem gerade so die wichtigsten Prozesse abgebildet waren.

Das Team entschied sich, damit sehr schnell live zu gehen. Wir konnten Kunden erfassen, Personen zuweisen, Notizen führen, Produkte einem Kunden anhängen, E-Mails schreiben und unsere Arbeitszeiten erfassen.

Ein Mitarbeiter im Team hatte auch schon eine gute Idee für einen Namen: Nexus. 🎉

Ein Nexus ist ein Verbindungspunkt oder ein Knoten. Das passt ja genau für unser neues System: es ist der zentrale Knotenpunkt, der alle wichtigen Informationen und Services für unsere Kunden an einem Ort vereint.

Jetzt kommen die neuen Module

Mit der Basis von Nexus konnten wir schrittweise weitere Module entwickeln, die unsere Arbeit und den Service für unsere Kunden noch effizienter machen:

• Monitoring-Modul: Überwacht die Webseiten unserer Kunden und meldet automatisiert mögliche Fehler.
• Abrechnungs- und Projektmodul: Erfasst Arbeitszeiten und fasst Tasks innerhalb von Projekten zusammen.
• Automatisierte Prüfungen: Mittlerweile prüft unser System zahlreiche Aspekte automatisiert, darunter SEO, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit, und meldet relevante Abweichungen direkt den Kunden.

Automatisierte Sicherheitsupdate Empfehlungen

Bald kam die Idee im Team auf, dass wir nebst dem automatischen Monitoring der Webseiten, auch anfangen können zu prüfen, ob Sicherheitsupdates installiert werden müssen.

Früher war die Aktualisierung der Kunden-Installationen manuell und zeitintensiv. Heute überprüft Nexus täglich die Versionen und benachrichtigt Kunden automatisch, wenn ein Update bereitsteht. Für Kunden mit Update-Vertrag erstellt das System den Task direkt im Support – so bleibt alles im Fluss.

Es mussten mehr Checks daher

Nun dachten wir uns, dass es ja noch viel mehr Checks gibt, welche wir automatisiert überprüfen können. So zum Beispiel, ob auf einer Domain-DNS-Zone die Mailversand Einstellungen korrekt sind (SPF-Eintrag). Oder ob die Seite genug schnell lädt. Oder ob es fehlerhafte Links auf der Webseite gibt. Und vieles mehr!

Wir haben also unseren "Motor" so programmiert, dass wir eine Vielzahl von Checks über eine Webseite laufen lassen. Die Checks werden als Plugin auf den Nexus geladen, und laufen ab dann jeden Tag 1x automatisch für all unsere Kunden durch.

Mittlerweile haben wir schon sehr viele Checks eingebaut. Hier nur mal eine Auswahl:

• Prüfung auf fehlerhafte Links
• Prüfung auf benutzerfreundliche 404-Seite (Fehler: Seite nicht gefunden)
• Prüfung auf korrekte DKIM/DMARC E-Mail Konfiguration (seit 2024 erforderlich)
• Prüfung auf hinterlegten SPF-Eintrag (bessere Zustellbarkeit von Mails)
• Prüfung der Webseite auf funktionierende Title-Tags für SEO
• Prüfung des HTML-Codes auf semantische Fehler
• Datenschutz Prüfung ob kompatibel mit revidiertem Datenschutzgesetz
• Prüfung auf vorhandenes Impressum
• Prüfung auf unverschlüsselt hinterlegten E-Mail-Adressen (Spamschutz)
• Prüfung auf korrekte Indexierbarkeit durch Suchmaschinen
• usw, usw.

Kundenportal

Die automatisierten Checks waren eine super Sache. Es generierte uns Abertausende von Empfehlungen für unsere Kunden, welche wir nun alle sichten und - wenn dringend erforderlich - damit im Rahmen eines Checkups auf unsere Kunden zugehen konnten.

Nun hatten wir aber die Idee, dass der Kunde doch selber die Möglichkeit haben soll, die Checks für seine Webseite einsehen zu können. Somit entstand die Idee des Kundenportals. Mit einem einfachen Login-Prozedere (ohne Passwort!) sollen sich unsere Kunden in ein einfaches System anmelden und dort den Status ihrer Websites sehen können.

Wenn wir gerade dabei waren, wollten wir auch, dass man eigene Kontakte ändern, eigene Tickets einsehen, Rechnungen abrufen und Produkte verwalten kann.

Und so ist das Kundenportal entstanden, welches wir im November 2024 für all unsere Kunden aufgeschaltet haben. Wir geben uns ein wenig Zeit, um alle Logins gestaffelt raus zu geben.

Was bringt die Zukunft?

Wer weiss das schon 😊. Aber wir bleiben weiter am Ball und tun alles, um unseren Kunden mehr zu bieten, als sie andernorts erhalten würden. Die Basis haben wir mit unserem Nexus nun.

Es war eine spannende Reise, bei der unser Team jeden Tag neue Lösungen entwickelt und sich dabei an echten Kundenbedürfnissen orientiert hat. Und die Reise ist nicht abgeschlossen: sie geht weiter.

Auf jeden Fall werden noch ganz viele Checks folgen. Wir haben einige aufregende Ideen, die nur darauf warten, umgesetzt zu werden – und unsere Kunden dürfen gespannt sein!

Dein Feedback

Wir freuen uns darauf, Nexus stetig weiterzuentwickeln – und sind gespannt auf das Feedback unserer Kunden. Hinterlasse uns gerne weiter unten deinen Kommentar, oder schreibe uns eine E-Mail.